KNOWLEDGE BASE OF A COMPANY – BAZA ZNANJA PODJETJA

Kaj je baza znanja podjetja?
Baza znanja je skupek informacij ter znanj o posameznih področjih, ki lahko služi kot pomoč zaposlenim v podjetju. Vsebuje lahko pravila, ki se jih morajo držati zaposleni, koristne informacije, kadrovske informacije ipd. Lahko jo imamo kot skupek dokumentov v skupnih mapah, kot interno spletno stran ipd.

Juniti spletna rešitev – knowledge base

Zakaj sploh imeti bazo znanja?
S tem ko imamo vzpostavljen takšen sistem, znanje ne izpuhti in ostane znotraj podjetja, tudi ko nas kak sodelavec zapusti.

• Prihranek časa (in posledično denarja), saj zaposleni lahko preprosto najdejo informacije sami in jim ni treba spraševati drugih delavcev podjetja (npr. računovodstva, kadrovske službe).
• Zaposleni vnašajo članke in s tem pomagajo sodelavcem, ki bodo na problem naleteli v prihodnje (s tem se krepi sodelovanje med zaposlenimi). Seveda s tem porabijo tudi nekaj časa, da takšen članek napišejo, vendar pa je to dobro za njih, saj si potem rešitev za težavo še boljše zapomnijo.
• Ne podvajamo dela.

Primeri:

• Vsako podjetje ima en kup pravil, ki se jih morajo delavci držati. Ko zaposlimo novega delavca, se ta mora pravil naučiti. Če imamo pravila strukturirano zapisana v bazi znanja, je ta proces hiter in enostaven. Tudi dalj časa zaposlenim seznam takšnih pravil praviloma koristi, saj lahko hitro najdejo informacijo o procesu, ki ga ne uporabljajo vsak dan.
• Če zaposlen naleti na določen problem, lahko hitro najde informacijo, ali se je že kdo drug ukvarjal s takim problemom. Potem pa lahko:
  • problem hitro reši saj mu ni treba na novo izumljati že izumljenega,
  • kontaktira sodelavca, ki je problem že imel in spet prihrani na času,
  • če pa se s problemom sreča prvič, lahko napiše rešitev in v bodoče prihrani čas svojim sodelavcem.

Torej, če na hitro povzamemo vse napisano, so …

PREDNOSTI

• Znanje ostaja v podjetju, tudi če se ljudje zamenjajo,
• krepi se sodelovanje znotraj podjetja,
• razbremeni se osebje podjetja (kadrovska, računovodstvo),
• procesi podjetja so v bazi znanja jasno določeni,
• pomembne informacije in pravila podjetja so nedvoumno določeni,
• dober šef bo skozi avtorje člankov prepoznal boljše delavce.

SLABOSTI

• Strošek infrastrukture,
• zaposleni vnašajo članke (in s tem porabljajo čas – kar pa je po drugi strani prihranek časa v prihodnosti) – to je slabost na kratki rok,
• slab šef bo videl bazo znanja kot izgubo časa.

p.s.: Če v vašem podjetju podrebujete bazo znanja, nas lahko kontaktirate tukaj (link).